Come proteggere il dominio aziendale nell’outbound
Il dominio principale non deve mai toccare le campagne outbound. Come si struttura l’infrastruttura di invio per non rischiare la posta aziendale.
È l’errore più costoso che vediamo, e viene commesso quasi sempre per risparmiare qualche decina di euro. Usare il dominio principale per il cold outbound significa mettere in gioco le comunicazioni con i clienti attivi e le fatture.
La struttura corretta separa completamente i due mondi, e non è complicata da realizzare.
La struttura a domini secondari
Si registrano domini che richiamano il nome dell’azienda senza essere quello principale, ognuno con due o tre caselle, tutti autenticati e riscaldati prima dell’uso.
Se un dominio secondario si danneggia, si sostituisce senza alcuna conseguenza sulla posta aziendale. È esattamente il tipo di rischio che si vuole poter assorbire.
Volumi sicuri e come scalare
Da una casella matura si inviano tra 30 e 50 email al giorno. I volumi si aumentano moltiplicando le caselle, mai forzando la singola.
Cinque caselle da 40 email valgono 200 invii quotidiani in sicurezza, mentre una casella sola che ne manda 200 viene limitata nel giro di pochi giorni.
Monitorare i segnali di allarme
Il tasso di reclami spam è l’indicatore che conta di più. Sopra lo 0,3% degli invii i provider iniziano a penalizzare anche i messaggi legittimi dello stesso mittente.
Quando il dato sale si ferma l’invio e si riscrive il messaggio. Continuare sperando che si risolva peggiora sempre la situazione.
Domande frequenti
Rischio di far finire il dominio aziendale in blacklist?
Non se le campagne partono da domini secondari dedicati. È la regola che applichiamo sempre: il dominio principale, quello che usi per fatture e comunicazioni con i clienti, non tocca mai le campagne outbound. Registriamo domini alternativi simili al tuo, li autentichiamo, li riscaldiamo per settimane e solo dopo iniziamo a inviare. Se un dominio secondario si danneggia, si sostituisce senza conseguenze sulla posta aziendale.
Quante email posso inviare al giorno senza problemi?
Da una singola casella matura, tra 30 e 50 al giorno. Su una casella nuova si parte da 5-10 e si sale gradualmente nell’arco di tre o quattro settimane. I volumi si aumentano moltiplicando le caselle, non forzando la singola: cinque caselle da 40 email valgono 200 invii al giorno in sicurezza, mentre una casella sola che ne manda 200 viene limitata nel giro di pochi giorni.
Cosa succede se qualcuno segnala la mia email come spam?
Una segnalazione isolata non ha effetti misurabili. Il problema nasce quando il tasso di reclami supera lo 0,3% degli invii: a quel punto i provider iniziano a instradare in spam anche i messaggi legittimi dello stesso mittente. Per questo monitoriamo il dato campagna per campagna e, se sale, fermiamo l’invio e riscriviamo il messaggio invece di continuare sperando che passi.
Devo comprare un dominio nuovo per fare outbound?
Sì, e in genere più di uno. Servono domini secondari che richiamino il nome dell’azienda senza essere quello principale: se il tuo è azienda.it, si registrano varianti come azienda-italia.it o provaazienda.com. Ogni dominio ospita due o tre caselle, si autentica con SPF, DKIM e DMARC e si riscalda prima dell’uso. Il costo è di poche decine di euro l’anno per dominio, trascurabile rispetto al rischio di bruciare la posta aziendale.
Posso usare il mio dominio principale se lo riscaldo bene?
Tecnicamente sì, ma è una scelta che sconsigliamo sempre. Il rapporto rischio-beneficio non regge: nella migliore delle ipotesi risparmi trenta euro di dominio, nella peggiore le tue fatture e le comunicazioni con i clienti attivi smettono di arrivare. Nessuna campagna vale quel rischio, e ripristinare la reputazione di un dominio compromesso richiede mesi.